La importancia de elegir la destructora correcta
Destructoras y protección de datos
Conozca la legislación vigente
En 1999 se aprobó la actual Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), norma que deroga a la LORTAD y que tiene como finalidad principal, transponer a la normativa nacional la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de Octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos. Como principal novedad, la LOPD introduce en su ámbito de aplicación los Ficheros no automatizados o ficheros en papel, centrando toda su protección en el tratamiento de datos de carácter personal sea cual sea el soporte o medio de su tratamiento, con el fin de proteger los derechos fundamentales y libertades públicas de los ciudadanos.
El 25 de Junio de 1999 se publicó el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal.
¿Porqué destruir la documentación obsoleta?
La LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) obliga a las empresas a la destrucción de todos aquellos documentos que contengan datos de carácter personal. Si usted no destruye de forma profesional, se expone a que cualquier persona se haga con información de máxima importancia para su empresa. En el caso de que ocurra de ese modo, a parte de compartir datos con quien no quiere, puede recaer sobre su empresa sanciones muy importantes dado que la información que usted custodiaba es publicada, perdida o cedida sin permiso.
¿Qué me puede pasar si no destruyo?
La destrucción de documentos no puede hacerse de cualquier manera. Tradicionalmente el desecho incorrecto de documentos ha sido uno de los motivos más importantes de sanción por parte de la AEPD, Agencia Española de Protección de Datos.
Sanciones impuestas por la AEPD:
Dichas sanciones se aumentan en el 2007 un 22 % respecto 2006.
¿Porqué es mejor destruir la información confidencial en vez de almacenarla?
Almacenar información de forma indefinida es caro y entraña riesgos. El R.D. obliga a almacenar la información siguiendo unas pautas que obligan a las empresas a destinar bastantes recursos si ésta pretende almacenar los documentos indefinidamente:
Por un lado, el art 107 y 111 señalan que “los armarios, archivadores u otros elementos en los que se almacenen los ficheros no automatizados con datos de carácter personal deberán encontrarse en áreas en las que el acceso esté protegido con puertas de acceso dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo equivalente. Dichas áreas deberán permanecer cerradas cuando no sea preciso el acceso a los documentos incluidos en el fichero”.
Por otro, el archivo de documentación debe hacerse ordenado: según el artículo 106, los criterios de archivo que se adopten deberán garantizar la correcta conservación de los documentos, la localización y consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de oposición al tratamiento, acceso, rectificación y cancelación.
Es lógico por ello que las empresas opten por deshacerse de la documentación cuando ya ninguna norma obliga a su conservación.
¿Porqué utilizar maquinas de destrucción en vez de un servicio de reciclaje?
Mejor reciclar después de haber destruido.
Los servicios de reciclaje no garantizan la seguridad de su información sensible en sus procesos de recogida transporte y almacenaje.
Las empresas de reciclaje se dedican a comprar y vender papel, mientras que nuestro objetivo es el de garantizar la destrucción de toda la documentación que usted nos confía.
Consejos de Selección
Existe un destructor de papel para cada necesidad, dependiendo de la cantidad, el tamaño, la clase de papel y el grado de confidencialidad que se requiera. Por lo tanto es necesario analizar las necesidades en cada caso y tener en cuenta las diferentes características del equipo para que se ajuste a sus necesidades.
Niveles de Cortes
La norma DIN 32757 establece 5 niveles de seguridad (de 1 a 5) y determina las dimensiones máximas de los anchos de tiras o tamaño de las particulas.
La elección de los niveles 1 y 2 es la correcta para documentación standard. Para documentos de alta confidencialidad, los niveles del 3 al 5 son los que Ud. necesita.
- Máximo ancho de tira de 12 mm
Nivel de seguridad 1 - Máximo ancho de tira de 6 mm
Nivel de seguridad 2 - Máximo ancho de tira de 2 mm
Nivel de seguridad 3 - Máximo tamaño de particula de 4 x 80 mm
Nivel de seguridad 3 - Máximo tamaño de particula de 2 x 15 mm
Nivel de seguridad 4 - Máximo tamaño de particula de 0.8 x 13 mm
Nivel de seguridad 5 - Máximo tamaño de particula de 0.8 x 5 mm
Nivel de seguridad 6
Destrucción segura de la información
En términos generales, el 62% de los empleados europeos utilizan equipos específicos para la destrucción de documentos con información sensible, cuando dicha información haya dejado de ser necesaria. Un 35%, sin embargo, sigue tirándolos directamente a la papelera-un porcentaje que muestra una clara falta de concienciación.
Pero más aun, el 20% de los empleados con acceso a una destructora de documentos en el trabajo no la utiliza y, lo que es más sorprendente, un 31% de los empleados que han sido víctimas de un robo de identidad no destruyen adecuadamente todos los documentos sensibles o de riesgo cuando están en el trabajo.
El uso de las destructoras es ligeramente superior en grandes empresas, donde el porcentaje alcanza el 64%, comparado con las pequeñas y medianas empresas, donde desciende al 60%. Pero todavía hay un 38% de empleados en este tipo de empresas que tiende a romper los documentos y tirarlos a la papelera, tasa que se reduce al 31% en las grandes compañías.
Pero la falta de concienciación de los empleados ante la información sensible no sólo se muestra en la falta de uso de las destructoras para su adecuada destrucción. Un 52% de los empleados encuestados por Fellowes, también afirmó que documentos con información personal sensible pueden cogerse sin problemas de los propios escritorios de los empleados.
Referencias:
Hablemos de la ley LOPD. EXARTIA.
¿Porqué destruir la documentación obsoleta? . Delete
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